23.11.2020

ERP-Betrieb heißt ERP-Optimierung

Viele Geschäftsführer, aber auch IT-Leiter denken, wenn das ERP-Einführungs- oder Umstellungsprojekt abgeschlossen ist, dann kehrt Ruhe ein und das Unternehmen kann sich endlich den Lieblingsthemen der jeweiligen Beteiligten zuwenden.

Leider ist diese Annahme grundfalsch, wie ich im folgenden zeigen werde. Allein aufgrund einer Kostenbetrachtung sollte der ERP-Betrieb größte Aufmerksamkeit erhalten: Er stellt im ERP-Lebenszyklus den mit Abstand größten Kostenblock dar. Das liegt an den sehr hohen Wartungsgebühren der Anbieter (denen nicht immer ein entsprechender Nutzen gegenübersteht), an den Kosten für Infrastruktur (auch Cloud-Anbieter wollen bezahlt werden, und zwar monatlich) und an den Mitarbeiterkosten für Infrastruktur und Anwendungssupport. 

Dabei sind beim Start des Produktivbetriebs nach einer Neueinführung oder Umstellung die größten Optimierungspotenziale nach gar nicht ausgeschöpft worden. Ich sehe im wesentlichen drei Potenziale: Das erste Potenzial liegt in einer Optimierung der Geschäftsprozesse. Ich kenne kein Einführungs- oder Umstellungsprojekt, in dessen Verlauf wirklich alle relevanten Prozesspotenziale ausgeschöpft wurden. Irgendwann im Projekt ist man einfach froh, wenn es fertig wird. Das ist verständlich, führt aber zum ersten Projektcluster. Das zweite Projektcluster besteht aus der Nutzbarmachung der vielen neuen Funktionen, die das neue System mitbringt und die meistens bisher gar nicht genutzt werden, weil sie im alten System gar nicht vorhanden waren. Dieses Potenzial schätze ich als sehr groß ein. Was tun Sie konkret, um es zu heben?

Das dritte Potenzial schließlich besteht - hoffentlich - aus der neuen Technologiebasis, die Ihr neues ERP-System mitbringt und die Ihnen die weitere Anpassung an veränderte Bedingungen des Geschäfts deutlich erleichtern wird - aber nur dann, wenn Sie bei der Auswahl des neuen ERP-Systems darauf geachtet haben. Falls nicht, haben Sie hier ein Potenzial verspielt.

Ich empfehle, ein Anforderungsmanagement zu etablieren und Anforderungen aus den drei Potenzialgruppen regelmäßig einzusammeln, zu sichten und zu Projekten zu konsolidieren. Wichtig hierbei sind kurze Projektlaufzeiten und kommunizierbare Erfolge. So wird Ihr neues oder umgestelltes ERP-System auch im Bewusstsein Ihrer Key-User ein voller Erfolg!