15.07.2020

Möglichkeiten von KI im ERP-Umfeld

Künstliche intelligenz ist in aller Munde und scheibar schon wieder die Lösung für alles. Auch für fehlende ERP-Funktionen oder wild gewucherte Daten? Tatsächlich können durch KI, also künstliche Intelligenz, bestimmte Funktionen eines klassischen ERP-Systems weitgehend automatisiert werden. Nach Untersuchungen meines Lehrstuhls sind es vor allem die grundlegenden „AIDA“-Funktionen – also Administration, Information, Disposition und Analyse -, die mit Hilfe von künstlicher Intelligenz erweitert werden können.

Dabei sollte man allerdings die Erwartungen an das, was KI-Services in den kommenden Jahren leisten können, nicht allzu groß schrauben: Systematisch betrachtet, lassen sich bei der (Stamm)-Datenhaltung für Geschäftsvorfälle durch KI Strukturen erkennen und klassifizieren. In der Disposition können neben der heute schon möglichen Automatisierung von Routinevorgängen, ganze Workflows durch KI automatisiert werden. Bei Kennzahlen zur Organisation (Information) kann KI Hinweis- und Warnfunktionen übernehmen. Neben den heute gängigen Auswertungen in der Analyse lassen sich mit KI Echtzeit-, Trend- und Fehleranalysen weiterentwickeln.

Anders als bei klassischen ERP-Systemen ist es aber mit KI zusätzlich möglich, Vorhersagen zu treffen. Dies gilt insbesondere für Aufgabengebiete wie vorbeugende Wartung, die Prognose von Kundenverhalten oder bei der weiteren Ausgestaltung von Workflows, die autonom ablaufen können.

Nach einer Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik lassen sich große Bereiche der heutigen ERP-Aufgaben durch KI prinzipiell automatisieren: Dazu gehören mit nahezu vollständiger Automatisierbarkeit die Bereiche Zahlungsverkehr und Wareneingang, sowie – mit weiteren Einschränkungen – das Vertragsmanagement und die Bestellanforderungen. Auch Vertragsverhandlungen und das Controlling sind in Teilen automatisierbar.

Eines der größten Hemmnisse beim Einsatz von KI ist neben den technischen Voraussetzungen die vergleichsweise geringe Akzeptanz, die KI-Systeme im administrativen Umfeld genießen. So fragte der Research-Arm von Accenture nach Kriterien, die das Vertrauen in KI-gestützte Prozesse erhöhen könnten. Am häufigsten (61%) wurde dabei genannt, dass die Betroffenen „verstehen, wie das System Ratschläge erzeugt“. Mit 57 Prozent der Nennungen folgte die Evidenz: „das System hat viele richtige Ergebnisse erzielt“ oder liefert „überzeugende Erklärungen“ (51%).

Doch der Einsatz von künstlicher Intelligenz ist auch an strenge Voraussetzungen geknüpft: Dazu gehören vor allem verlässlichen Daten. Zugleich sollten ausreichend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das KI-System zu trainieren. Darüber hinaus besteht in der Regel Mangel an entsprechend qualifiziertem Personal. Und schließlich ist die Frage zu prüfen, ob der KI-Einsatz eher eine exotische „Spielwiese“ ist oder fest in der Organisation verankert wird.

Den erfolgreichen Einsatz von KI im ERP-Umfeld vorausgesetzt – wo bleibt da noch der Mensch? Grundsätzlich lässt sich vorhersagen, dass alle Aufgaben, die ein hohes Maß an Kreativität und sozialer Kompetenz voraussetzen, immer besser von Menschen erfüllt werden. Dort, wo beide Voraussetzungen eher niedrig sind, könnten Aufgaben durch KI erledigt werden.

Grafik: So könnte eine durch KI-Systeme erweiterte ERP-Architektur aussehen.
© Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, insbesondere Prozesse und Systeme, Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau, Universität Potsdam.